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6.7 自動返信の設定
自動返信の設定
自動返信とは、そのアドレスがメールを受信した場合、あらかじめ用意しておいたメールを自動的に返信する機能です。
自動返信を設定することで、送信者からの問い合わせ・コメント・提案などへの受領通知を送ったり、不在を知らせたりすることができます。
「お問い合せありがとうございます。弊社営業担当より5営業日以内にご連絡さしあげます」
「11月24日まで事務所は閉まっております。御用の方は、786-9xxxまでお電話ください。」などが自動返信のよい例です。重要:自動返信が設定されているメールアドレスに同一の送信者が複数のメールを送信した場合、同数の自動返信メールを送信者に返信する可能性があります。
自動返信の間隔を適切に設定することにより、自動返信メールの数を抑えることができます。-
自動返信の作成
以下の作業はメール利用権限のあるすべてのユーザーが行うことができますが、画面左側に表示されるメニュー項目はユーザー権限によって異なります。
以下は「エンドユーザー」権限で行っています。
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「オプション」のメール自動返信をクリックします。
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自動返信欄の「以下のメ-ルを自動返信する」を選択し、メールアドレスと返信内容を入力します。
入力するメッセージの内容には、充分ご注意ください。
返信内容を間違えると、意図しないメールを送信することになります。 -
「自動返信の間隔」を選択します。
「すぐに」:
メールを受信すると、直ちに自動返信します。
同じ送信者から複数送信されたメールであっても、全てに自動返信します。「1日おき」:
1日に1回、送信元のメールアドレスに自動返信します。
同じ送信者から複数メールが送信された場合、その日の最初に受信したものに対してのみ自動返信します。「3日おき」:
3日に1回、受信したメールに対して自動返信します。
同じ送信者から複数メールが送信された場合、3日単位で最初に受信したものに対してのみ自動返信します。「1週間」:
1週間に1回、受信したメールに対して自動返信します。
同じ送信者から複数メールが送信された場合、1週間単位で最初に受信したものに対してのみ自動返信します。 -
保存をクリックすると、コントロールパネル上部に完了メッセージが表示されます。
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自動返信の停止
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「自動返信しない」を選択します。
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保存をクリックすると、コントロールパネル上部に完了メッセージが表示されます。
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