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6.7 自動返信の設定

本ページは 2016-09-30 更新されました
  1. 自動返信の設定

    自動返信とは、そのアドレスがメールを受信した場合、あらかじめ用意しておいたメールを自動的に返信する機能です。
    自動返信を設定することで、送信者からの問い合わせ・コメント・提案などへの受領通知を送ったり、不在を知らせたりすることができます。
    「お問い合せありがとうございます。弊社営業担当より5営業日以内にご連絡さしあげます」
    「11月24日まで事務所は閉まっております。御用の方は、786-9xxxまでお電話ください。」などが自動返信のよい例です。

    重要:自動返信が設定されているメールアドレスに同一の送信者が複数のメールを送信した場合、同数の自動返信メールを送信者に返信する可能性があります。
    自動返信の間隔を適切に設定することにより、自動返信メールの数を抑えることができます。

  2. 自動返信の作成

    • 以下の作業はメール利用権限のあるすべてのユーザーが行うことができますが、画面左側に表示されるメニュー項目はユーザー権限によって異なります。
      以下は「エンドユーザー」権限で行っています。

    1. 「オプション」のメール自動返信をクリックします。

    2. 自動返信欄の「以下のメ-ルを自動返信する」を選択し、メールアドレスと返信内容を入力します。

      入力するメッセージの内容には、充分ご注意ください。
      返信内容を間違えると、意図しないメールを送信することになります。

    3. 「自動返信の間隔」を選択します。

      「すぐに」:
      メールを受信すると、直ちに自動返信します。
      同じ送信者から複数送信されたメールであっても、全てに自動返信します。

      「1日おき」:
      1日に1回、送信元のメールアドレスに自動返信します。
      同じ送信者から複数メールが送信された場合、その日の最初に受信したものに対してのみ自動返信します。

      「3日おき」:
      3日に1回、受信したメールに対して自動返信します。
      同じ送信者から複数メールが送信された場合、3日単位で最初に受信したものに対してのみ自動返信します。

      「1週間」:
      1週間に1回、受信したメールに対して自動返信します。
      同じ送信者から複数メールが送信された場合、1週間単位で最初に受信したものに対してのみ自動返信します。

    4. 保存をクリックすると、コントロールパネル上部に完了メッセージが表示されます。

  3. 自動返信の停止

    1. 「自動返信しない」を選択します。

    2. 保存をクリックすると、コントロールパネル上部に完了メッセージが表示されます。

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